(Getting Things Done) که به اختصار GTD خوانده میشود، به معنای “انجام دادن کارها”، یک روش مدیریتی است که توسط دیوید الن خلق شدهاست و
در روشGTD در کتابی به همین نام شرح دادهشده. شخص وظایف را در خارج از ذهن خود نگهداری میکند. به این وسیله ذهن از امر به یاد آوردن تمام چیزهایی که باید انجام شوند رها شده و صرفاً بر انجام آن کار تمرکز میکند. این روش، نمونهای کاربردی از تئوری علمی ذهن گسترده یا ممتد، با تکیه بر حافظه خارجی خواهد بود.
در سیستم مدیریت زمان سنتی اولویتها نقش مرکزی را بازی میکنند. ولی آلن در روش خود دو مفهوم کلیدی را مطرح میکند (کنترل و چشم انداز)، او از سه الگوی اساسی برای رسیدن به کنترل و چشم انداز نام میبرد:
▪ یک چرخه کاری.
▪ یک بدنه کاری با ۶ سطح از درجات تمرکز.
▪ روش نقشه ریزی طبیعی.
GTD، ذخیره، ردیابی و بازیابی کردن تمامی اطلاعاتی را که با کار مورد نظر و انجام دادنی مرتبط هستند، آسان میکند. آلن عقیده دارد تمامی موانع و انسدادهای ذهنی که با آن برخورد میکنیم، به دلیل نداشتن نقشه مناسب و کافی است. برای مثال در یک پروژه ما باید بدانیم به چه میخواهیم دست یابیم و چه کارهای مشخصی برای رسیدن به آن باید انجام شوند؟ این کار با تمرین زیاد به دست میآید در نتیجه در ذهن ما یک سری از کارهای متوالی ذخیره میشوند که در آینده نیاز نخواهد بود برای رسیدن به آن نقشه جدید بکشیم.
آلن ادعا میکند سیستم به یادآوری ذهن ما ناکاراست و به ندرت به یاد ما میآورد که در حال حاضر چه باید بکنیم؟ در نتیجه کارهای بعدی که در بخش مطمئن سیستم ما ذخیره میشوند محافظین خارجی هستند که آنچه واقعا باید انجام شود را به یاد ما میآورند.
● نقل قولی از کتاب دیوید آلن:
همه چیز را از ذهنت بیرون بکش. وقتی کاری پیش میآید همان زمان تصمیم بگیر نه زمانی که موقعیت آن تصمیم از بین رفتهاست. برای پروژههای خود یادآور بسازید و سیستم را همیشه به روز و کامل نگه دارید و همواره بررسی کنید.
مهمترین اصول در GTD اینها هستند:
▪ جمع آوری کن.
▪ پردازش کن.
▪ مرتب کن.
▪ بررسی کن.
▪ انجام بده.
ما همه میخواهیم کارها انجام شوند، چه کارهایی که مجبور به انجام آن هستیم تا سپس بتوانیم به کار مورد علاقه خود بپردازیم، چه برتر از آن، کارهایی که دوستشان داریم و جزو اهداف زندگیمان هستند. در اینجا تعداد زیادی فن و نکته را با هم مرور میکنیم که در کنار هم باعث خواهند شد کارها به خوبی به انجام برسند.
۱) مهمترین کارها (م ت ک): در آغاز روز یا شب قبل، سه کار از مهمترین ۴ کاری که باید در روز آینده انجام دهید مشخص کنید. آنها را اول از همه انجام دهید. حتی در پایان روز اگر نتوانید کار دیگری غیر از آن سه تای اصلی انجام دهید، روز مفیدی را گذراندهاید.
۲) طرحهای بزرگ: طرحهایی که شما در هر فرصت اضافهای به سراغشان میروید. طوری برنامهریزی کنید که بصورت روزانه یا هفتگی وقتی اختصاص دهید و این سنگ بزرگ را به تدریج به جلو برانید.
۳) صفر کردن صندوق پست: هر ایمیلی را که بهدستتان میرسد همان لحظه بخوانید و درباره آن تصمیم بگیرید. باید آن را پاک کنید؟ در لیست قرار دهید یا برای آن نیاز به یک منبع دارید؟ آن را در پوشه دیگری بگذارید. فقط صندوق پست را هر روز صفر کنید و به روز دیگر موکول ننمایید.
۴) زودتر از خواب برخیزید: با یک ساعت زودتر از خواب برخاستن، یک ساعت مفید به زندگیتان آغاز کنید. یک ساعت قبل از هر شخص دیگری.
۵) خلق ایده: عمل تولید ایدههای متنوع بدون ویرایش یا سانسور خودتان. خیلی از مردم برای این کار از نقشههای ذهنی استفاده میکنند. به چیز یا فکری که قرار است شکل بگیرد بچسبید و از میانه، آن را دنبال کنید و شروع کنید هر چه به ذهنتان میرسد را بنویسید. زیرمجموعهها و موضوعات ریز و درشت آن را بسازید. به این توجه نکنید که ایدهها خوبند یا نه؟ فقط آنها را از ذهنتان بیرون بکشید. بعد از مدتی خودتان از ایدههای نو خلاقی که بدست میآورید تعجب خواهید کرد.
۶) شکار لحظهها: همیشه چیزی برای یادداشت برداری با خود داشته باشید مثل کاغذ و خودکار، یا PDA یا یک بسته کارت که برای همین کار استفاده شده.
هر فکری را که به ذهنتان میرسد شکار کنید هر چیزی مثل ایده، طرحی برای پروژه، قرار ملاقاتی که فکر میکنید به آن نیاز است یا حتی خریدی که باید از فروشگاه انجام دهید. منظم بررسیاش کنید و هر چیزی را به جایی که به آن تعلق دارد انتقال دهید.
۷) خواب بیشتر: خواب برای سلامتی، یادگیری و هوشیاری ضروری است. تحقیقات نشان میدهد بدن در طول نود دقیقه به یک چرخه خواب کامل فرو میرود پس خواب کمتر از آن تاثیری مانند خواب واقعی نخواهد داشت البته حال شما را بهتر خواهد کرد. هر شب هشت ساعت بخوابید. به خواب به چشم یک لذت نگاه کنید نه به چیزی که مجبورید انجام دهید یا جزو تفریحات غیرجدی است.
۸) قورباغه را قورت بده: کاری را که بیشتر از همه از آن بدتان میآید اول انجام دهید. بر اساس این نظریه که اگر اولین چیزی که صبح میخورید قورباغه باشد، بقیه روز به آن بدی نخواهد بود!
۹) دسته بندی کردن کارها: کارهای همانند را یکباره با هم انجام دهید. برای مثال ایمیلها را در طول روز و تک و توک نخوانید. بجایش یک ساعت را اختصاص دهید و همه ایمیلها را یکجا بخوانید این کار را برای پیغام های صوتی، فایل بندیها و غیره نیز انجام دهید
۱۰) زنجیره را نشکن: برای دنبال کردن اهداف روزانهتان از یک تقویم استفاده کنید. یک روز برای ورزش، یک روز تصمیم میگیرید هزار لغت بنویسید و غیره. هر روز این زنجیره بزرگتر میشود و آن را تا حد ممکن نشکنید تا به موفقیت مطلوب برسید.
۱۱) بررسی: وقتی در نظر گرفته و هر هفته با خودتان آنچه انجام دادید و آنچه مربوط به هفته بعد است را بررسی کنید و اگر کار جدیدی قرار است اضافه شود آن کار را وارد برنامه کنید.
۱۲) نقشها: هر کسی در زندگیاش نقشهای متفاوتی بازی میکند برای مثال یک نفر میتواند در زندگی شخصیاش معلم، دانشجو، همسر، فرزند، برادر، عمو و .. باشد. درک درست از هر نقش و آموختن جداسازی این نقشها در همه حال، برای ایجاد توازن در زندگی ضروری است تا شما را به هدف نزدیکتر کند.
۱۳) غرق شدن در کار: این حالت زمانی اتفاق میافتد که شما آنقدر جذب کار شدید که از گذشت زمان آگاه نیستید و گویا کار بصورت خودکار جلو میرود. رهایی از این وضعیت بصورت هوشیارانه سخت است اما میتوان شرایطی را پیشبینی کرد که مانعی در مسیر گذاشته شود تا شما به خود بیایید و مقداری آرامش و استراحت داشته باشید.
۱۴) ایجاد محیط شخصی: می توانید در حال کار یک هدفون در گوش خود بگذارید مردم وقتی کسی را با هدفون میبینند کمتر مزاحمش میشوند. لازم نیست حتما موسیقی گوش بدهید، فقط خودتانید که میدانید چرا هدفون در گوش دارید!
۱۵) حافظه کتبی: به حافظه خود اعتماد نکنید و از همه چیز یادداشت بردارید، این واقعا کمک میکند. با مغز خود فکر کنید و با یادداشت منبعی داشته باشید که بتوان به آن رجوع کرد یا مسیر را دنبال کرد.
۱۶) اجازه خطا کردن: به خود اجازه خطا بدهید. این فکر را رها کنید که هر کاری را در بار اول باید کامل و بینقص انجام داد. به خود قول بدهید که برگردید و درستش کنید!
۱۷) تمپلیت یا قالب آماده: برای کارهایی که همواره تکرار میشود یک قالب بسازید مثل پاسخ ها به مشتری، پست وبلاگ و غیره.
۱۸) لیست Not to do: این بار لیستی تهیه کنید از کارهایی که نباید انجام شوند زیرا به روند کار لطمه میزنند مثلا نباید در حین کار بصورت آن لاین بازیهای فلش انجام دهید! یا مرتب به فیس بوکتان سر بزنید*