تا کنون تعاریف مختلفی از خلاقیت شده است و به طور کلی « عبارت است از به کارگیری تواناییهای ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم جدید»(کایزر)
ارتباط خلاقیت و برنامه ریزی: خلاقیت با یافتن فکرهای جدید و نوآوری در کاربرد فکرها سروکار دارد. از نظر مدیریتی، خلاقیت صرف، کافی نیست.
فکر باید به عمل نیز درآید و لازمهی این امر به کارگیری فکرهای جدید و برنامههای مدیریتی است.
برنامه ریزی بسیار موفق نیاز به صدها فکر و ایدهی کاربردی دارد.
موانع خلاقیت: برای بروز خلاقیت
موانعی وجود دارد که در اینجا تنها به موانع اصلی به اختصار اشاره میکنیم:
1- فقدان اعتماد به نفس
2- ترس از انتقاد و شکست
3- تمایل به همرنگی با جماعت
4- عدم تمرکز ذهنی
اغلب انسانها عادت زدهاند، به همین دلیل، روش انجام کارهای معین توسط آنان، به مرور زمان به صورت روشهایی ثابت در میآید.
تصمیم گیری و مدیریت را می توان مترادف هم دانست یا جنبه اصلی مدیریت را تصمیم گیری به حساب آورد.
تعریف تصمیم گیری: تصمیم گیری فرآیندی را تشریح می کند که از طریق آن راه حل مسأله معینی انتخاب می گردد.
انتخاب: به مجموعه فعالیتهای فرد برمی گردد که موجب انتخاب یک بدیل از مجموع بدیلها می شود. بنابراین انتخاب کردن جزئی از تصمیم گیری است.
انواع مسأله و تصمیم گیری:
1- تصمیم های برنامه ریزی شده
تصمیم هایی هستند که بر حسب عادت، قانون یارویه اخذ می گردند و برای مسائل ساده و پیچیده به کار می روند . هر چه تصمیمها نامنظمتر، جدیدتر و دارای نتایج عمده ای باشد، یا به بیان دیگر پیچیده تر باشد و تعهدات عمده ای را در برداشته باشد به همان نسبت هم تبدیل آنها به شکل برنامه ریزی شده دشوارتر است.
البته تصمیمهای برنامه ریزی شده تا حدی آزادی مدیر را محدود می سازد زیرا سازمان به جای فرد تصمیم می گیرد که چه باید کرد به هر حال تصمیمهای برنامه ریزی شده وقت مدیر را برای پرداختن به مسائل عمده تر آزاد می کند.
2- تصمیم های برنامه ریزی نشده
تصمیم هایی هستند که با مسائل غیرمعمول و منحصر به فرد سروکار دارند. در واقع مدیر در برابر اکثر مسائل عمده ای که با آن رو به روست ناچار به اخذ تصمیم گیری برنامه ریزی نشده است.
خط مشی های مکتوب و غیرمکتوب سازمان موجب تسهیل تصمیم گیری می شود زیرا بعضی از بدیلها را حذف یا محدود می کند. هر چه فرد در سلسله مراتب سازمانی بالاتر رود داشتن توان اخذ تصمیمهای برنامه ریزی نشده اهمیت بیشتری می یابد زیرا بیشتر تصمیمهایی که باید بگیرد برنامه ریزی نشده اند.
موقعیت های تصمیم گیری:
مدیران در تعیین چگونگی برخورد با مشکلات موقعیت هایی را در نظر می گیرند.
1- موقعیت اطمینان: در وضعیت اطمینان می دانیم که در آینده چه رخ خواهد داد. در این موقعیت اطلاعات مورد اطمینان قابل اندازه گیری و دقیقی وجود دارد تا بر اساس آن تصمیم گیری شود و در این وضع آینده به کسانی قابل پیش بینی است.
2- موقعیت مخاطره: در وضعیت مخاطره میزان احتمال هر گونه نتیجه ممکن معین است. به عبارت دیگر اطلاعات کامل موجود نیست و قابلیت پیش بینی کمتر است.
3- موقعیت عدم اطمینان: در وضعیت عدم اطمینان میزان احتمال نتیجه گرفتن ممکن و حتی نتیجه را نمی دانیم به عبارت دیگر اطلاعات ما نسبت به موضوع ناچیز است.
روشها و فنون معین تصمیم گیری: روشها و فنونی که از طریق تحقیق و تجربه به دست آمده اند و می توانند در مراحل مختلف فرآیند تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرند عبارتند از:
1- تفکر خلاق: داشتن فکر خلاق که در مرحلة دوم فرآیند اخذ تصمیم دارای ارزش ویژه ای است از مؤثرترین ویژگی های یک مدیر خوب است. استفاده از تفکر خلاق بستگی به توانایی فرد دارد.
2- تحقیق در عملیات: تحقیق در عملیات به جای آنکه مسأله را منحصر به یک واحد بداند در بهینه کردن نتایج کلی سازمان تلاش می کند. این روش به یک گروه تحقیقاتی نیاز دارد تا تمام جنبه های مسأله را مورد بررسی قرار دهند.
3- استراتژیها و مفاهیم زیربنایی: هر فرد یک چارچوب ادراکی وارد که در اخذ تصمیم در جریان کار و زندگی روزانه اش به وی کمک می کند. ایجاد و گسترش این چارچوب صرفاً از طریق تجربه- اگر چه کسل کننده و وقت گیر است- فرآیند مؤثری است برای تسریع این فرآیند، تصمیم گیرنده باید با مفاهیم و استراتژیهای معین آشنا شوند که از تجربیات دیگران حاصل شده و در بعضی موارد از طریق تحقیق، کنترل شده است.
اساس برنامه ریزی بر آگاهی از فرصتها و تهدیدهای آتی و چگونگی استفاده از فرصتها و مبارزه با تهدیدها قرار دارد.
تعریف برنامه ریزی: برنامه ریزی عبارت است از
1- تعیین هدف یافتن و ساختن راه وصول به آن
2- تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد.
3- تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد. تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند.
4- طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه ای که از پیش تعریف شده ، تغییر بدهد.
تعریف اصل برنامه ریزی: برای دست یافتن به هدف مورد نظر، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به انجام کار، تلاش ذهنی یا برنامه ریزی کافی صورت بگیرد.
هدفهای برنامه ریزی: هدفهایی که در هر برنامه ریزی دنبال می شود به شرح ذیل است:
1- افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها
2- افزایش جنبة اقتصادی (مقرون به صرفه بودن عملیات)
3- تمرکز بر روی مقاصد و اهداف و احتراز از تغییر مسیر
4- تهیه ابزاری برای کنترل
اولویت برنامه ریزی: اگر وظایف مدیریت را حول رئوس هرمی در نظر بگیریم برنامه ریزی در راس آن قرار می گیرد و اگر چه وظایف مدیریت را به طور جداگانه بررسی می کنیم، ولی همه به هم مرتبط اند و در این بین برنامه ریزی از اهمیت و اولویت خاصی برخوردار است و بخش اعظم کار یک مدیر را برنامه ریزی تشکیل می دهد.
محاسن برنامه ریزی: برنامه ریزی در هر سازمان محاسن زیادی دارد که مهمترین آنها به شرح ذیل است:
1- اهداف هر سازمان را فقط در چارچوب برنامه ریزی می توان تحقق بخشید.
2- برنامه ریزی، زمینه را برای اجرای تصمیمها فراهم می کند.
3- برنامه ریزی ما را به طور مستقیم به سوی رشد اقتصادی کلان می برد و از هدر رفتن عوامل تولید جلوگیری می کند.
4- برنامه ریزی موجب بودجه بندی می گردد و در نتیجه ابزار کنترل را به دست مدیر می دهد.
5- برنامه ریزی روحیة گروهی را بالا می برد و در نتیجه کارایی سازمان را افزایش می یابد.
محدودیتهای برنامه ریزی: علی رغم محاسن زیادی که برنامه ریزی دارد، محدودیتهایی را نیز به همراه دارد که عبارتند از:
1- با توجه به صرف هزینه و وقت، تعهدی برای تحقق اهداف به دست نمی دهد.
2- به علت صرف هزینه و وقت ، سازمانهای کوچک از انجام عمل برنامه ریزی خودداری می کنند.
3- حرکت را در تمام سطوح سازمان در کوتاه مدت مشکل یا کند می کند.
4- برنامه ریزی بیشتر بر اساس احتمالات و حدس است تا بر یقین .
راههای کاهش محدودیتهای برنامه ریزی:
1- تا سر حد امکان از برنامه ریزی های وابسته به هم خودداری شود.
2- از برنامه ریزی موازی در زمینه های گوناگون، بر اساس ضابطه ی خاص کمتر شود.
3- سعی شود برنامه ها هماهنگ با یکدیگر و یکنواخت پیش بروند.
4- برنامه ها مرحله به مرحله اجرا شود.
تعریف برنامه : برنامه عبارت است از تعیین هدف کوتاه مدت و راه رسیدن به آن، به بیان دیگر ، برنامه عبارت است از تعهد برای انجام یک سری عملیات به منظور تحقق هدف.
زمانبندی: سازماندهی، فرآیندی است که طی آن تقسیم کار بین افراد و گروههای کاری و هماهنگی میان آنان به منظور کسب اهداف صورت می گیرد . سازماندهی یک نوع فعالیت کوره ای است نه فعالیت مرتب روزانه
سازماندهی فرآیندی سه مرحله ای است مرکب از
الف- طراحی کارها و فعالیتها
ب- دسته بندی فعالیتها به سیستمهای سازمانی
ج- برقراری رابطه میان سیستمها به منظور کسب هدف مشترک
نکته ی مهم این است که با توجه به تفاوت انواع سازمانها تعداد و نوع مسائلی که مدیران با آن مواجهند با هم فرق می کند. برای مثال مسائل سازمانهای کوچک حول تقسیم کار، تعیین مسئولیت ها و حیطه ی نظارت متمرکز می شود، مشکل سازمانهای متوسط بیشتر در استفاده از ساختار وظیفه ای تأمین نیروی انسانی و هماهنگی است و سازمانهای بزرگ بیشتر درگیر مسائل عدم تمرکزند.
مشکل عمده مدیر در سازمان کوچک فراهم آوردن تیمی از مدیران ورزیده برای اداره سازمان است، در سازمانهای بزرگتر هر چه سازمان بیشتر توسعه می یابد مربوط ساختن واحدهای مختلف، برای مدیر دشوارتر می گردد.