همانطور که میدانیم، با تغییرات جدید محیط، مدیران روز به روز با چالشهای جدیدی رو به رو میشوند و خصوصا رقابت جهانی و بروز وقایع متنوع، در جوامع رو به رشد، باعث میشوند نیازهای مدیریتی جدیدی مطرح شود
توانمند سازی، مشارکت، کار گروهی، انعطاف و نظایر اینها، مدیران را درگیر میکند.
از طرفی تقاضاهای جدیدتر برای بهرهوری و رقابت از طریق کارآتر کردن عملیات و بهرهگیری از فنآوری جدید و تعهد الزام به ارائه محصولات و خدمات کیفی و جلب رضایت مشتری و ارباب رجوع نیز مطرح میشوند.
تعهد از نگاه یک مدیر اجرایی اینگونه تعریف میشود که حسن شهرت و نیک نامی ناشی از رفتارهایی که هر روز، افراد در ضمن ورود و خروج و حضور خود و از طریق صدها کار جزئی که در سازمان انجام میدهند، به نمایش میگذارند. راه حفظ آن نیز تفکر، اندیشیدن و تلاش مستمر برای انجام کارهای به موقع و به جاست.
مدیران سازمانها اگر نتوانند تحولات محیطی آتی مؤثر بر عملیات سازمانشان را پیشبینی کنند اغلب اوقات در مواجه با مشکلات دچار سردرگمی میشوند. این تحولات ممکن است نو آوری رقبا در فنآوری تولید و فروش، افزایش نرخ تورم، کمیاب شدن مواد اولیه یا بروز نا آرامی در وضعیت سیاسی کشور باشد. هر چند که مدیران نمیتوانند این اوضاع را کنترل کنند، ولی میتوانند برای کاهش آسیب پذیری سازمان از طریق آماده ساختن امکانات برای مقاومت اثر بخش در برابر عوامل آسیب زننده و عدم اطمینانهای آینده، برنامهریزی کنند .
حال برنامهریزی استراتژیک نوعی از برنامهریزی با دید کلینگر و یکپارچه است که بر ارزیابی و پیشبینی محیط درونی و بیرونی سیستم و عملیبودن برنامهریزی تکیه دارد. در واقع برنامهریزی استراتژیک به عنوان اهرم تصمیمگیری چند بعدی جهت دستیابی به منافع و مطلوبیتها مطرح است و از سوی دیگر نکته حائز اهمیت، بهروز نگهداری برنامهریزیهای انجام شده میباشد که این مهم در گرو استقرار سیستم و نظام جامع برنامهریزی است.
نکته قابل اهمیت در این موضوع، ضرورت برخورد اقتضایی با برنامه ریزی استراتژیک و یا شکل گیری استراتژی، مبتنی بر فرصتهای طلایی است و اینکه برای موفقیت بیشتر در طراحی استراتژیها باید از متخصصین فن استمداد طلبید و از تکرار جلوگیری کرد.
مدیریت به زبان ساده
2
مدیریت فراگرد، به کارگیری کارآمد و موثر منابع مادی و انسانی بر مبنای یک نظام ارزشی پذیرفته شدهست که از طریق برنامهریزی، سازماندهی، بسیج منابع (mobilization of resources) و امکانات، هدایت و کنترل عملیات برای دستیابی به اهداف تعیین شده صورت میگیرد.
حال مدیریت فراگرد به چه معناست؟
تغییر به سوی هدف با استفاده از ساز و کار فیدبک(بازخورد) را فراگرد گویند. هر فراگرد دارای هدف، ساختار و نتیجه است.
5 نکته اساسی زیربنایی از مفاهیم کلی مدیریت در حوزههای نظریه پردازی و کاربردی به این شرح است:
1 مدیریت یک فراگرد یا فرایند است
2 مفهوم نهفته مدیریت بر هدایت تشکیلات انسانی دلالت دارد
3 مدیریت موثر، مبتنی بر تصمیم گیری مناسب و دستیابی به نتایج مطلوب است
4 مدیریت کارآ متضمن تخصیص و مصرف مدیرانهی منابع است
5 مدیریت بر فعالیتهای هدف دار، تمرکز دارد
فراگیری مدیریت:
مدیریت علم است یا هنر؟
بخشی از مدیریت که با آموزش فراگرفته میشود را علم مدیریت و بخشی که از طریق تجربه و به کارگیری آنها در شرایط گوناگون حاصل میشود را “هنر مدیریت” میدانند.
دو روش برای یادگیری دانش مدیریت وجود دارد، اول از طریق آموزش و دوم ضمن انجام کار، البته میتوان ترکیبی از دو روش را نیز بهکار برد. یادگیری ضمن کار بهکندی صورت میگیرد و کافی نیست زیرا تأکید عمده در واحدها بر انجام کار است نه القای چگونگی انجام و آموزش آن. نکتهای که از نظر آموزشی باید به خاطر داشت احساس فرد به هنگام کار جدید است. اکثر افراد در اولین تمرین، دلواپس، دستپاچه و ناراحتند این ضعف و ناراحتی فوری نشانهی خروج از انجماد است. نکته دیگری که نباید از نظر دور داشت این است که احتمال موفقیت در تمرین اولیه کم است، ولی هر چه بیشتر تمرین شود احتمال موفقیت فرد افزایش مییابد.
شکل گیری و رشد واحدهای سازمانی
مدیری توانمند که مورد قبول بنیانگذاران باشد و بتواند به سازمان، انسجام ببخشد، میتواند سازمان را از سردرگمی و ابهام خارج سازد و مسائل اداری را حل کند این عملکرد از طریق به کارگیری موثر و کارای منابع انسانی و مادی سازمان برای رسیدن به اهداف، حاصل میشود.
افزایش کارایی مدیر مستلزم سازگاری عملکرد داخلی با کارکردها، فناوریها، نیازهای کارکنان و محیط خارجی سازمان است.
گرینر(Larry E.Greiner) معتقدست سازمانهای در حال رشد، پنج مرحله تدریجی تکامل را طی میکنند که هر مرحله از یک دوره آرامش و یک دوره بحران تشکیل شده است و به یک انتخاب ختم میشود.
در هر دوره آرامش از یک سبک مدیریتی غالب استفاده میشود که موجب رشد سازمان میگردد و در هر بحران وجود یک مسئله مدیریتیست که تداوم رشد سازمان در گرو باز شدن این گرههاست. در بحران نیز میبایست از یک سبک مدیریتی غالب استفاده شود تا ضمن کنترل بحران، رشد سازمان تضمین شود.
اولین مرحله رشد در یک سازمان از بروز خلاقیت شروع میشود در این مرحله رفتار با سرپرستان سطوح عملیاتی جنبه دستوری دارد و با افزایش سطح تجربه، مدیران سطوح عملیاتی تقاضای استقلال بیشتری خواهند داشت که منجر به بحران استقلال میشود ومدیر با تفویض اختیارات بیشتر به رشد سازمان کمک میکند و تداوم میبخشد اما ساختار سازمانی به سمت غیر متمرکز شدن گرایش مییابد به طوریکه، پس از مدتی مدیران سطوح عالی متوجه میشوند که کنترل بسیاری از عملیات سازمان را از دست دادهاند. پس بحران کنترل بوجود می آید. راه حل موثر آن نیز هماهنگیست این امر از طریق وضع خط مشی در زمینههای مختلف بوجود می آید از طرفی بازگشت به سیستم متمرکز قبلی امکان پذیر نیست زیرا این بازگشت باعث انزجار و تنفر در افراد میشود.
برای نظم بخشیدن و هماهنگی نیاز به صدور بخشنامه و برنامههای مدون و ابلاغیه پیش میآید که همه اینها باعث بروز “بوروکراسی” یا بحران رعایت افراطی تشریفات اداری میشود!
در این موقعیت دیگر سازمان، بزرگ و پیچیده شده و اداره کردن آن، از طریق برنامههای رسمی دشوار میگردد. در اینجا ایجاد روحیه همکاری و تعاون و تاکید ماهرانه بر دیدن وجوه اشتراک افراد متفاوت پیش می آید و به این ترتیب، فراگرد کنترل اجتماعی و خود کنترلی، جای کنترل رسمی را میگیرد.
گرینر در مورد بحران بعدی، مطمئن نیست اما پیش بینی می کند کارکنان در این مرحله از نظر جسمانی و احساسی تحلیل بروند!
به طور کلی مدیر برای فائق شدن بر بحرانها یااجتناب از آنها باید با رعایت اصول مدیریت به اقتضای زمان و موقعیت از سبک مبتنی بر هدایت به هماهنگی، بعد از آن به همکاری و سپس به واگذاری اختیارات برسد.
پینوشت پژوهشگر:
به نظر میرسد در تمامی مراحل بحران خصوصا در بحران بروکراسی و برای یافتن وجوه مشترک در افراد متفاوت، نیاز به وجود مربیهای حرفهای و تسهیلگر(Coach& fasilitator) و رابطهای میانی در سازمان، دیده شود. در واقع خودکنترلی و کنترل اجتماعی از طریق این افراد که میتوانند دورههای پیشرفته تیپشناسی شخصیت، ارتباط و مدیریت بحران گذارندهباشند با دانش ترجمه مشترک بین افراد گوناگون، به کنترل، هماهنگی، ایجاد تعادل روانی در سازمان بپردازند و از طرفی رابط بین مدیریت و پرسنل برای تسهیل امور باشند.
مدیریت به زبان ساده
اهمیت مدیریت:
بسیاری از صاحبنظران علت موفقیت و شکست نهادها را در تفاوت مدیریت آنها میدانند به اعتقاد پیتر دراکر، عضو حیاتبخش هر سازمان مدیریت آن است.
هارولد کنتز، مدیریت را مهمترین زمینهی فعالیت انسانی میداند و معتقد است که وظیفهی اصلی مدیران در تمام سطوح و در همه واحدهای مختلف بازرگانی، صنعتی و اداری این است که محیطی را طراحی و نگهداری کنند تا در آن اعضاء بتوانند به صورت گروهی با یکدیگر کار کنند و به اهداف تعیین شده دست یابند.
نظریه های مکتب کلاسیک:
مکتب کلاسیک شامل سه نظریه ذیل است:
1- نظریه مدیریت علمی
2- نظریه فرآیندی مدیریت (اصول گرایان)
3- نظریه بوروکراسی
ماکس وبر نظریه بوروکراسی را ارائه کرد که تا بیش از نیم قرن، نقطه جدایی مطالعه ساختار سازمانی و کارکرد آن محسوب میشد.
وضعیت مدیریت امروز: در مطالعات مدیری چند دهه اخیر، تلاش برای ترکیب یافتههای مدیریت علمی، اصول گرایان و جنبش روابط انسانی بوده است. زیرا همانطوری که هارولد کنتز بیان می دارد از آنجایی که نظریه پردازان هر یک راه خود را رفته و دیگران را فراموش کردهاند «جنگی از تئوریهای مدیریت» به وجود آمده است.
پیروان جدید جنبش مدیریت علمی بر تصمیم گیری علمی، به کارگیری کامپیوتر، و ابزارهای تصمیم گیری تأکید دارند. گروه نظریه پردازان امروزی روابط انسانی، از بهبود و بازسازی سازمان صحبت میکنند و جای اصول گرایان را کسانی گرفتهاند که معتقدند، قبل از آنکه بتوان به اصولی پایبند شد لازم است مدیران زیادی را به طور عملی مورد مطالعه قرار داد.
طرفداران دو روش نسبتاً مشابه، تلاش دارند تا ثباتی را برای آنچه که ما امروزه دربارهی مدیریت میدانیم فراهم آورند
این دو روش به شرح زیرند:
الف) مدیریت نظامگرا:
مدیریت نظامگرا دربردارندهی کاربرد نظریهی سیستمی در اداره نظامهای بزرگ و کوچک است که با استفاده از کارهای انجام شده در ازای کارهای داده شده، مأموریت کل سازمان را بر حسب مدل سیستمی داده، پردازش و بازده و از دیدگاه بهبود بخشیدن به عملیاتشان تحلیل میکند.
ب) مدیریت اقتضایی:
روش عمده دیگر مدیریت بر مبنای اقتضا است. نظریه پردازان مدیریت اقتضایی روش اصولگرایی را ترک گفتهاند. اساساً روش مدیریت بر مبنای اقتضا بر این واقعیت تأکید دارد که آنچه مدیر در عمل انجام میدهد وابسته به مجموعة شرایط موجود است. در نظریه مدیریت بر مبنای اقتضا نه تنها به وضعیت موجود توجه شده، بلکه تأثیر راه حلهای ارائه شده بر الگوهای رفتاری سازمان نیز مورد نظر است. از این رو گفته میشود که مدیریت مؤثر همواره بر مبنای اقتضاست